La gestión de procesos es una disciplina que permite analizar, optimizar y controlar los procesos empresariales, de forma global e individual. Es decir, posibilita descomponer los procesos empresariales en sus elementos básicos, mostrando de forma clara y precisa cómo se transforma un producto o servicio a medida que avanza por los diversos procesos operativos.
Al comprender claramente cómo se producen los productos o servicios, la empresa puede optimizar cada uno de los procesos asociados, lo que le permite identificar las oportunidades para mejorar cada proceso, y de ser posible, automatizarlos, para generar mayor valor y un crecimiento sostenido.
La base de la metodología de gestión de procesos es impulsar la transparencia, la comunicación y el trabajo colaborativo. Para optimizar los procesos, mejorar el rendimiento y obtener mayores ganancias, ya que los objetivos de la empresa y los indicadores clave de rendimiento (KPIs) se incorporan a esta disciplina.
Actualmente, existen diversas herramientas de automatización de procesos, conocidas como software de gestión de procesos (BPM, Business Process Management), que permiten a la empresa mapear sus procesos, a fin de identificar y solucionar diversos problemas, como cuellos de botella, controlar los costos, hacer más eficientes los procesos cotidianos, y garantizar la efectividad del personal.
¿Qué es un software de gestión de procesos?
El software de gestión de procesos de negocio, también llamado software BPM o plataforma BPM, es una suite informática que ayuda a la empresa a diseñar, automatizar, gestionar y optimizar sus procesos de negocio.
El software BPM permite visualizar cada paso del proceso, automatizar tareas repetitivas y garantizar que las personas involucradas realicen sus funciones de manera adecuada. Es decir, ayuda a la empresa a aumentar su eficiencia operativa.
En el mercado actual se encuentran distintos tipos de software BPM cada uno de los cuales ha sido diseñado para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa u organización:
- Software BPM empresarial: estas plataformas integrales brindan una gama completa de funciones, que incluyen modelado de procesos, automatización, análisis y capacidad de integración. Son utilizadas generalmente por grandes empresas con flujos de trabajo complejos.
- BPM de bajo código: estas herramientas son más fáciles de usar y permiten a los usuarios, con una experiencia mínima en codificación, crear y automatizar flujos de trabajo. Son una excelente opción para las empresas que buscan una forma rápida y sencilla de optimizar los procesos.
- BPM basado en la nube: estas plataformas alojadas en la nube brindan una forma escalable y rentable de gestionar flujos de trabajo. Son ideales para aquellas empresas que demandan acceso y colaboración remotos.
¿Qué ventajas obtiene la empresa al implementar un software BPM?
Las empresas que implementan un software BPM buscan optimizar sus procesos, aumentar la eficiencia y facilitar el proceso de toma de decisiones, con la finalidad de ser más competitivas y mejorar su posicionamiento en el mercado. Esto es posible gracias a las ventajas que ofrece el software BPM, entre las que resaltan:
- Mejorar los procesos de atención a prospectos y clientes.
- Aumentar el nivel de competitividad, reduciendo el tiempo de toma de decisiones, impulsando la eficiencia e incrementando los niveles de productividad.
- Aumentar la calidad de los productos o servicios de la empresa.
- Facilitar el acceso a la información, como documentos, bases de datos y aplicaciones. Haciendo más ágil y efectiva la comunicación.
- Maximizar la cantidad de actividades que se ejecutan de forma simultánea.
- Agilizar el envío de comunicaciones a proveedores, clientes y prospectos.
- Generar mecanismos para mejorar la gestión y hacer más óptimos los procesos operativos.
Es importante considerar que, al implementar un software BPM, no solo es posible optimizar y automatizar los procesos, sino que además se transforma la forma de trabajar para mejorar de manera continua, haciendo posible que la empresa tenga mayor adaptabilidad a los cambios que se presentan en el mercado.